Cinco dicas para aumentar a produtividade - e a felicidade - no trabalho

As pessoas costumam se sentir mais felizes quando estão totalmente focadas em uma atividade. Esta foi uma das constatações do pesquisador Matthew A. Killingsworth, da Universidade de Harvard. Nos últimos três anos, ele monitorou os voluntários de seu estudo, o Track your Happiness (ou Acompanhe sua Felicidade). A pessoa, então, passava a receber diversos e-mails ao longo do dia. Cada um, tinha uma série de perguntas sobre o momento. Por exemplo: O que está fazendo? Com quem está? Como se sente? Está interagindo com as pessoas ou está isolado? Está prestando a atenção ao que está fazendo ou pensando em outra coisa? 

Com base nas respostas, a principal conclusão da pesquisa foi que as pessoas se dizem mais felizes quando imersas nas atividades que estão desempenhando no instante. Como boa parte do dia se passa no trabalho, uma das interpretações possíveis é a de que um dia mais produtivo tende a ser também mais feliz.

Entretanto, as horas passadas nos escritórios, muitas vezes, são recheadas por longos períodos de reuniões improdutivas, de trabalhos procrastinados, de prazos indefinidos, e de outras formas de ausência de clareza e organização nas relações e nos processos.

Uma parte da gestão do tempo, evidentemente, cabe ao próprio funcionário. Ele sabe o que tem para fazer e deve se preocupar em combinar condições de trabalho com o chefe na medida certa para que seja produtivo, porém, sem uma pressão desmedida. Mas outra parte cabe aos gestores e às empresas definirem. “É preciso saber quanto tempo uma tarefa realmente demanda de tempo”, afirma Rogério Boeira, sócio da Cultman, escola de educação corporativa que oferece programas de educação contínua, de desenvolvimento pessoal e workshops para CEOs, diretores e gerentes de grandes empresas, como Petrobras e Amil. "Para isso, é preciso saber antes que tipo de competência as funções demandam para adequar as pessoas".

Um dos trabalhos de Boeira é ajudar as empresas a fazer esse mapeamento.

A seguir, ele oferece algumas dicas para ajudar os gestores nesse trabalho.

1. Não generalize.
Cada companhia tem seu ritmo. Mesmo que a atividade seja padrão em qualquer organização, cada uma demanda o próprio tempo para o desempenho. “Não existe uma rotina só para todas as empresas e todas as funções”, diz Boeira.

Uma das diferenças está relacionada à cultura específica daquela empresa. Se as decisões são tomadas em colegiado, por exemplo, é provável que os processos sejam naturalmente mais lentos do que em uma empresa em que as hierarquias são mais rígidas.

2. Defina as atribuições e competências de cada função.
É importante que todas as atribuições de cada cargo fiquem claros, desde os mais simples e, aparentemente, fáceis de serem realizados, até os mais complexos. Em seguida, devem ser listadas as competências que o profissional responsável deve ter para concluir as tarefas.

3. Avalie se os profissionais estão adequados às demandas.
Uma vez que as competências necessárias para realizar as atribuições estão definidas, é hora de listar as competências dos funcionários. Identifique as habilidades e defasagens de cada um. “Em seguida, cruze as informações da empresa com as da pessoa para ver se tem os profissionais adequado para cada função”.

4. Corra atrás do prejuízo.
Segundo Boeira, há muita gente trabalhando em atividades que não estão diretamente ligada às suas competências naturais. “É importante observar no que cada um é bom”, diz ele. “Até porque quem não tem a habilidade adequada vai levar mais tempo para realizar o trabalho”.

Ao constatar que há um desencaixe entre o funcionário e sua função, é preciso analisar caso a caso se a melhor saída é trocar o profissional ou investir em seu desenvolvimento.  “O importante é colocar a pessoa correta para fazer cada coisa. Ou seja, aquele que tem mais afinidade com o assunto. Porque é este que vai ter mais intensidade de competência”.

5. Contratar pelos motivos certos.
Um dos principais erros dos gestores, segundo Boeira, é contratar funcionários mais por empatia do que por competências adequadas às atribuições. Com isso, surgem problemas secundários, como a preocupação em aumentar a equipe, quando, na verdade, a alta demanda é só uma questão de má distribuição das tarefas. “Se todos estiverem adequados, será mesmo que precisará contratar mais um? Esta é uma pergunta que deve ser feita nas empresas”, diz ele.

Lembre-se disso se, depois de organizar as funções, atribuições e competências, perceber que vai ter que trocar alguém da equipe.