5 dicas para melhorar o gerenciamento de equipes remotas

Com a chegada do novo coronavírus, muitas empresas se viram obrigadas a implementar o home office de uma hora para outra. Mas há também negócios que já funcionavam com toda ou boa parte da equipe trabalhando de casa. É o caso da SmartBug Media, agência de marketing digital norte-americana.

Ryan Malone começou as atividades da empresa em 2008 e não precisou de um escritório. Conforme o negócio foi crescendo, o empreendedor foi contratando funcionários e permitindo que trabalhassem de forma remota. Hoje, a SmartBug Media emprega 81 pessoas que colaboram de várias partes dos Estados Unidos e de países como Berlim. A empresa registrou faturamento de US$ 8.9 milhões em 2018.

Para ajudar outras empresas na adaptação ao formato, Malone listou ao portal Inc. 5 dicas de como melhorar o gerenciamento de equipes remotas. Confira:

1. Aperfeiçoe a arte de "passar o bastão"

A eficácia da equipe é baseada em um fluxo de tarefas e na confiança. Malone diz que gosta de pensar em sua agência como uma linha de produção de trabalhos criativos. Segundo ele, cada tarefa é definida com precisão seguindo diretrizes e listas de verificação claras e objetivas. Além disso, os funcionários enviam o trabalho final acompanhado de materiais suplementares, como um vídeo descrevendo por que eles tomaram certas decisões e o que ainda precisa ser trabalhado.

O empreendedor recomenda construir uma linha de trabalho tendo em mente que você pode não conseguir falar com os colaboradores envolvidos rapidamente. "Em uma corrida de revezamento, a parte mais importante nem sempre é a rapidez dos corredores, mas o quão suave é a entrega do bastão".

2. Desafie mentes, não horários

O empreendedor diz que uma das principais vantagens do home office é o fato de permitir que as pessoas iniciem ou interrompam suas atividades rapidamente. Sem o tempo de deslocamento, os funcionários podem encontrar mais espaço em suas agendas. Alguns gerentes mais experientes utilizam dessa flexibilidade como uma forma não monetária de compensação. 

O tempo extra pode ser usado para se exercitar ou até mesmo exercer um trabalho voluntário. "Eu sempre digo às pessoas para priorizar duas ou três coisas que realmente importam - e das quais elas se lembrarão um dia", diz Malone. Ele também diz estabelecer metas e prazos que garantam que o tempo livre seja aproveitado ao máximo. 

3. Experimente a abordagem por vídeo

Malone opta por enviar vídeos pré-gravados de mensagens e anúncios aos funcionários em vez de enviar e-mails ou convocar inúmeras reuniões. Ele diz que o formato pode ser elaborado rapidamente, transmite emoção e resgata o imediatismo das interações cara a cara. Além disso, os colaboradores podem assistir ao conteúdo no seu próprio tempo.

4. Não se preocupe com o escritório bagunçado

No começo de março, quando as medidas de quarentena começaram a ser implantadas, Malone enviou e-mails a clientes e parceiros dizendo que não se importava com o local no qual eles apareceriam. Reforçou ainda de que a casa de ninguém é perfeita e que o tempo com a família é uma forma de estreitar laços. 

"Dissemos: 'Sabe de uma coisa? Você provavelmente já conheceu meus filhos e já viu meus animais de estimação antes, porque estamos em trabalho remoto. Agora, apenas espere mais disso'", relembra o empreendedor. "Já que você também está em casa agora, por que não me apresenta sua família?", completa. 

5. Pare de se perguntar o que sua equipe está fazendo

Esqueça a jornada de trabalho convencional de oito horas por dia, ou a ideia de que sua equipe precisa trabalhar na sua presença. Malone explica que sempre existe a tendência de se sentir desconfortável durante o trabalho remoto e de se perguntar o que seu pessoal está fazendo, aonde quer que eles estejam. 

Diz, porém, que a chave para um bom gerenciamento nunca foi a proximidade ou o exame minucioso das tarefas - e que inteligência e motivação não acompanham o relógio. O trabalho à distância flui muito melhor quando os gestores confiam que os funcionários entregarão o mesmo nível de trabalho em casa. Também ressalta que, mesmo remotamente, problemas serão descobertos e aparecerão rápido o suficiente.